Informacja dot. procedury SYGNALISTY w Bursie Szkolnej w Ełku

Procedury SYGNALISTY w Bursie Szkolnej w Ełku

warunki kwalifikowania się do objęcia ochroną sygnalisty na mocy dyrektywy;

Wprowadzony przez pracodawcę system:

• gwarantuje poufność przekazywanych danych, w tym ochronę tożsamości i danych osobowych sygnalisty, który zdecydował się na jej ujawnienie oraz tożsamości i danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie
• określa tryb dokonywania zgłoszenia, zapewniający w szczególności możliwość dokonania zgłoszenia bez podawania tożsamości oraz wskazują osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń nieprawidłowości lub powierzają ich przyjmowanie działającej u pracodawcy organizacji związkowej, (art.7 Dyrektywy)
• zapewnia ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi,
• zapewnia rzetelne i obiektywne sprawdzenie zgłoszonych informacji,
• sygnalista musi czuć się bezpieczny zgłaszając naruszenie i być pewien, że jego zgłoszenie będzie rozwiązane efektywnie
• ochronie podlegają sygnaliści, którzy dokonali zgłoszenia nieprawidłowości w dobrej wierze, od momentu jego dokonania, niezależnie od tego czy w następstwie zgłoszenia doszło do potwierdzenia prawdziwości zawartych w nim informacji. Dobrą wiarę sygnalisty ocenia się według stanu istniejącego w dniu dokonania zgłoszenia. Dobrą wiarę eliminują okoliczności:
  • okoliczności danego przypadku w sposób oczywisty nie uzasadniają przekonania o prawdziwości przekazywanych informacji,
  • zgłoszenie nieprawidłowości zostało dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej.
  • sygnalista zataił w zgłoszeniu fakt swojego przyczynienia się do powstania nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie
• dane kontaktowe zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń w szczególności adres pocztowy i elektroniczny oraz numery telefonów takich kanałów, ze wskazaniem, czy rozmowy telefoniczne są nagrywane;

„§ 6. 1. Ustala się następujący sposób zgłoszenia:

1. osobiście lub mailowo u Pani Agnieszki Steckiewicz mail: obsluga.sygnalisty@bursa.elk.pl, obsługa Sekretariatu BS/, a jeżeli sprawa dotyczy ww. osoby, to u Pani Ewy Kuczyńskiej, email kuczynska.zapsygn@bursa.elk.pl /portier-dozorca/.
2. pocztą na adres służbowy, imienny osoby przyjmującej zgłoszenia z dopiskiem na kopercie „SYGNALISTA”.
3. Zgłoszenie anonimowe i zgłoszenia telefoniczne nie są rozpatrywane.
   • Rozmowy telefoniczne nie są nagrywane

procedury mające zastosowanie w przypadku zgłaszania naruszeń, w tym informacje o tym, jaki może być wymagany przez właściwy organ sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, informacje o terminach na przekazanie informacji zwrotnych oraz o rodzaju i zawartości takich informacji;

„§ 11. 1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

1. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń w porozumieniu z Dyrektorem.
2. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia lub postępowanie wyjaśniające daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający świadomie działał w złej wierze.
3. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania – z wyłączeniem zgłoszeń anonimowych.
4. Przekroczenie terminu , o którym mowa powyżej, jest dopuszczalne jedynie w przypadku konieczności podjęcia dodatkowych czynności wynikających z wstępnej analizy zgłoszenia jednak nie dłużej niż 14 dni.”

zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, a w szczególności informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych

• zasady poufności wyjaśnione w lit. a/
• Klauzula informacyjna: „Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE. L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35) , zwane dalej RODO, informujemy, o tym, że:
  • Administrator danych osobowych: Administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych w związku z wdrażaniem zapisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o sygnalistach (Dz. U z 2024 roku poz. 928) jest ……, a w jego imieniu Dyrektor Bursy Szkolnej w Ełku kontakt: email bursa@burs.elk.pl tel. +48 606 143 960
  • Inspektor Ochrony Danych: Inspektorem ochrony danych osobowych jest: Artur Dobkowski – kontakt: artur.dobkowski@rodo.elk.pl tel; +48 601 693 826
  • Cel przetwarzania: Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z sygnalizowaniem i wyjaśnianiem nieprawidłowości i naruszeń prawa – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  • Podstawa prawna: Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o sygnalistach (Dz. U z 2024 roku poz. 928)
  • Prawa osób, których dane dotyczą: Posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w zakresie wskazanym w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o sygnalistach (Dz. U z 2024 roku poz. 928).
  • Okres przechowywania: Pani/Pana dane osobowe zwarte w zgłoszeniu będą przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia roku w którym wpłynęło zgłoszenie.
  • Odbiorcy danych: Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
  • Profilowanie: Pani/Pana dane nie będą profilowane i przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
  • Przekazywanie do państw trzecich: Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane przez Administratora innym podmiotom przy realizowaniu swoich zadań z państw trzecich, w tym organizacjom międzynarodowym.
  • Prawo wniesienia skargi: Przysługuje Pani/Pana prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia;

Dane osobowe sygnalisty oraz wszelkie dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości mają charakter poufny i nie podlegają ujawnieniu.

Ujawnienie danych, …. może nastąpić wyłącznie:

1. za wyraźną zgodą sygnalisty,
2. za zgodą sądu, jeżeli jest to niezbędne dla wszczęcia lub prowadzenia postępowania w sprawie nieprawidłowości, dla ochrony ważnego interesu publicznego lub dla ochrony praw innych osób.

Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty– art.10 Ustawy, a zawłaszcza

1. rozwiązanie stosunku prawnego łączącego sygnalistę z pracodawcą lub zmiana jego warunków na mniej korzystny dla zatrudnionego,
2. przeniesienie sygnalisty na inne stanowisko służbowe lub zmiana miejsca wykonywania obowiązków wynikających z umowy,
3. wprowadzanie istotnych zmian dotyczących zakresu obowiązków sygnalisty lub zakresu współpracy z sygnalistą,
4. wymierzanie kar dyscyplinarnych lub podejmowanie innych niekorzystnych dla sygnalisty decyzji personalnych,
5. nierówne, niesprawiedliwe lub dyskryminujące traktowania sygnalisty,
6. podejmowanie innych działań, których celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji sygnalisty – jeżeli działania te zostały podjęte w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.

oświadczenie, w którym objaśnia się w sposób zrozumiały warunki, na jakich osoby dokonujące zgłoszenia są chronione przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności art.21 i 22

• Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, jeżeli działania te doprowadziły do powstania po stronie sygnalisty ciężkiego lub nieodwracalnego uszczerbku na zdrowiu lub wywołały u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej.
• Kto kieruje podejmowaniem działań odwetowych przez inną osobę lub wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleca jej podjęcie takich działań.
• Kto ujawnia dane osobowe sygnalisty lub inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości …. podlega karze grzywny.

w stosownych przypadkach dane kontaktowe centrum informacyjnego lub jednego niezależnego organu administracyjnego.